Excel na prática – Por que usar gráficos ?

Olá, meus queridos caiçaras! No post de hoje, prosseguirei com nossa série de posts falando sobre Excel, afinal, sabemos o quão importante é essa ferramenta. Se não viu o artigo anterior, não deixe de conferir clicando aqui.  Vamos explorar mais uma função simples, mas extremamente poderosa, que deixarão suas planilhas mais impressionantes.

Porque aprender a fazer gráficos?

Está aí uma forma muito utilizada para apresentação de dados no Excel: Gráficos. Você se depara com muitos deles, em matérias como estatística, por exemplo. Além disso, ainda podemos vê-los em inúmeras situações do cotidiano e geralmente no trabalho, você deverá apresentar os resultados, indicadores através de gráficos.

Nós aqui do blog, por exemplo, conseguimos analisar diversas informações por gráfico, como: acessos em função do tempo, por segmentação, entre outros… Além de outros controles que temos :).

E o que isso tem a ver com Excel? Tudo! Com o Excel, você pode gerar gráficos para apresentação de informações e deixar tudo bem claro, para quem vê a informação.

Como criar um gráfico

Criar um gráfico no Excel é simples e rápido. Mas, para isso, você deve compreender quais dados são desejados exibir, o tipo de gráfico e a melhor forma de apresentar. Vamos dar um exemplo bem simples.

Dessa pequena planilha abaixo contendo 5 alunos e uma média, podemos exibir um gráfico em coluna com suas respectivas médias:

Para isso, selecione a tabela por completo; vá à aba Inserir > Gráficos e selecione o tipo (nesse caso vamos selecionar coluna).

Selecione um dos modelos desejados e pronto! O gráfico será inserido com os dados que estavam na tabela.

Veja na imagem acima, onde todos os alunos estão selecionados e tem a legenda média.

Caso desejar mudar o nome do gráfico, que é o título na parte superior nesse caso, apenas de um duplo clique e altere como desejar. Além disso, existem as Ferramentas de Gráfico, que permitem você editar:

  • Cor da coluna;
  • Eixos verticais e horizontais;
  • Estilo do gráfico (se as colunas serão em 3D, cor do fundo entre outras coisas);

Com isso você pode personalizar como desejar para apresentá-lo.

Qual tipo de gráfico escolher

Bom, isso é uma questão de gosto e, também, creio que algumas coisas tem certo padrão, como por exemplo:

  • Quantidade de algo em função do tempo. Exemplo: Vendas em 2016 – jan – 15 / fev – 45 / mar – 34 / etc. Geralmente, utilizam-se gráficos em linha;
  • Quantidade de algo em %. Exemplo: Quebra de máquina – Rolamento 35% – Eixo 15% – Correia – 40% – Outros – 10%. Geralmente, utilizam-se gráficos em pizza;
  • Comparação de previsto x realizado: Exemplo: Meta de 100 Vendas ao mês. Geralmente, utilizam-se gráficos em coluna para o realizado e o previsto em linha (que seria uma linha reta).

Tudo depende da necessidade, facilidade de montagem do gráfico e, sempre, deve ser visto a melhor forma de apresentar.

Você conhece o Princípio de Pareto?

Mencionamos a importância do Excel e como o Engenheiro, hoje em dia, deve dominar essa ferramenta e aplica-la. Que tal demonstrar um exemplo prático disso? Para isso, conheça o principio de Pareto, que diz o seguinte, de maneira genérica:

80% das consequências advêm de 20% das causas

Confuso? Em resumo, esse princípio demonstra, basicamente, um desequilíbrio entre causas e efeitos, onde um pequeno conjunto de ações pode gerar grandes resultados. Esse princípio tem sido aplicado, com muito sucesso, no ambiente empresarial e pode ser aplicado no controle de qualidade, na identificação de principais defeitos ligados a uma máquina, entre outras coisas. Já que 20% dos defeitos geram 80% das quebras, ao compreender e resolver isso, você consegue com pouco esforço, otimizar processos.

Agora que conhecemos o Princípio de Pareto, veja como criar um gráfico de Pareto no Excel.

Criando o Gráfico de Pareto

O nosso estudo de caso será de uma máquina x, que quebra sempre… Foi realizado o levantamento ao longo de 6 meses, constando os seguintes dados:

  • Rolamentos – 34
  • Eixo – 28
  • Correia – 19
  • Sensor – 10
  • Pistão – 5
  • Outras peças – 4

Monta-se a tabela contendo cada um dos itens, sua quantidade, % Relativo e o %Acumulado.

O percentual Acumulado é calculado da seguinte maneira:

  • Primeiro item vai ser igual ao valor % Relativo;
  • Do Segundo em diante, será a soma do seu valor Relativo e o item acumulado Anterior. Exemplo.: Item A – Relativo=  15% Acumulado = 15% |Item B – Relativo 13%  (o valor acumulado de B será 13% + 15% = 28%).

Com isso, é só completar a tabela, a mesma ficará conforme abaixo:

Agora, para construir o gráfico, deve-se selecionar a coluna com o nome dos itens e a quantidade e, por fim, clique em inserir um gráfico tipo Coluna.

Após inserir o gráfico, clique com o botão direito do mouse em cima do gráfico e, depois, na opção Selecionar Dados.  No lado de Entradas de Legenda (Série), clique em Adicionar.  No nome da série, clique em cima do Acumulado % e no Valores de Série, selecione o intervalo correspondente e por fim clique em OK.  O gráfico ficará dessa forma aqui:

Otimizando o Gráfico de Pareto

Agora é a hora de deixar seu gráfico, como um Gráfico de Pareto. Para isso, clique em qualquer uma das colunas correspondente ao Acumulado % e, com o botão direito do mouse e vá na opção Alterar tipo de gráfico dessa série. Selecione a opção linha e clique em OK. Após isso, clique novamente com o segundo botão e vá em Formatar Série de Dados e aparecerá uma janela com a opção: Opções de Série. Clique em Eixo Secundário e por fim clique em Ok.

Por fim, em cada um dos eixos (Acumulado % e Causas) clique com o botão direito do mouse e vá até a opção Adicionar rótulo de dados. Pronto, o Gráfico está concluído, se você seguiu os passos corretamente ele ficará como a imagem a seguir:

Conclui-se que, apenas atuando nos Rolamentos e no Eixo, pode-se eliminar 62% dos problemas existentes com a máquina. E pode ser N motivos, por exemplo, a qualidade do fornecedor, pode ser falta de manutenção preventiva. Percebe que, com esse diagrama, os problemas ficam mais claros e também onde atuar, com esse princípio. Atuando em 2 defeitos, elimina-se 62% dos problemas com a máquina.

Esse é o Princípio de Pareto, muito aplicado e independente da quantidade de causas, o processo de montagem do gráfico é exatamente o mesmo.

Concluindo …

Nota-se que os gráficos são uma verdadeira mão na roda no Excel, que ajudam a otimizar seu trabalho e apresentar dados de forma quantitativa, além de ser ferramentas para inúmeros indicadores de processos. Os exemplos apresentados são fictícios e serviram apenas para ilustrar conceitos de algumas aplicações possíveis.

O objetivo foi fazer uma demonstração prática, com algumas dicas de como usar o Excel! Espero que tenha gostado e caso tenha qualquer sugestão, não deixe de comentar aqui embaixo, beleza?

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Muito obrigado e até a próxima!

Yhan Christian

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