Excel na prática – Por que devo aprender a usar ?

Olá, meus queridos caiçaras! Hoje, venho falar de uma ferramenta muito poderosa, que merece uma pequena série de postagens, já que está na vida de muitos Engenheiros: o Excel. Atualmente, sabe-se que as empresas exigem, cada vez mais, do Engenheiro formado e de nós, estudantes, e o domínio do Excel. Isso já não é um diferencial e sim, obrigação.

Meu objetivo, não é dar um curso de Excel. Afinal, basta digitar no Google “Curso de Excel”, que aparece n resultados… Entretanto, quero mostrar algumas fórmulas e ferramentas, simples, mas que deixam as planilhas mais elegantes e apresentáveis.

Por que o Excel?

Eu sei que existem outras ferramentas, para elaboração de planilhas, como: Open Office Calc, Libre Office Calc  e o Google Spread Sheets… Mas, o Excel é o mais utilizado e o que, geralmente, pedem no seu currículo. Além disso, você dominando o Excel, terá mais facilidade em aprender os softwares que mencionei acima.

Esse poderoso software é utilizado por empresas de inúmeros segmentos e diferentes portes, seja um pequeno comércio ou uma multinacional. Você vai se deparar com planilhas e terá que usá-las ao seu favor.

Agora, que tivemos uma breve apresentação do que é o Excel, vamos a algumas funcionalidades, que são simples de implantar e que vão deixar suas planilhas mais interessantes.

Formatação condicional

Usada para destacar valores em sua planilha, que se julgam importantes, como por exemplo, um determinado valor, uma determinada resposta, que será destacada com um fundo diferente ou fonte diferente.  Usando a formatação condicional, você não precisa fazer isso manualmente. Afinal, o software é uma ferramenta, que deve trabalhar para você e facilitar sua vida. Vamos a um exemplo:

Eu tenho essa pequena planilha com alunos e notas, na última coluna a média do aluno, faremos o seguinte com a planilha:

  • Aluno média maior ou igual a 7, fundo verde claro e letra preta;
  • Aluno média menor que 7 e maior ou igual a 5,  fundo amarelo claro e letra  preta;
  • Aluno média menor que 5, fundo vermelho claro e letra preta;

Para isso, usa-se a formatação condicional. Ela vai automatizar esse processo, baseada nas condições que forem determinadas.

No Excel, na aba Início, opção estilos, clique em “Formatação Condicional” e na opção “Nova Regra”.

Em seguida, selecione a opção “Formatar apenas células que contenham”. Aparecerão, logo abaixo, os campos para editar. Neles, você define a regra para formatação da célula e a visualização da mesma.

Após isso, clique em formatar e deixe com o fundo verde claro, como foi definido, logo acima, para casos em que o aluno tiver média maior ou igual a 7.

Faça o mesmo processo para as 2 condições restantes. Claro, observando a condição e as cores indicadas. No fim, a planilha ficará com a coluna MÉDIA dessa maneira:

A formatação condicional permite trabalhar de diversas maneiras e, também, inserir a fórmula manualmente. Isso ocorre em casos mais específicos, que as condições pré-configuradas do Excel não atendem. Sendo assim, é uma ferramenta muito útil e versátil para as planilhas, podendo ser aplicada de diversas maneiras.

Validação de Dados

Muito usado para restringir respostas a uma determinada célula. Também é muito usado para criar listas suspensas, como por exemplo, em uma planilha de estoque em que precisa definir como é contabilizado o material: Se é por peça, litros, unidade… Enfim, pra que digitar tudo isso, sendo que se pode usar uma lista suspensas com essas opções?

O uso é muito simples: Na aba Dados > Ferramentas de Dados > Validação de Dados.

Ao clicar, abrirá a tela com as opções. Selecione Lista e, para cadastrar mais de um item, separe por ponto e vírgula (;). Exemplificando:

Ao finalizar clique em OK. Na planilha, será criada uma lista suspensa na célula selecionada. Para aplicar nas linhas abaixo, simplesmente, clique e arraste.

Concluindo…

Hoje, demonstrei 2 ferramentas que são simples e, se bem usadas, deixam as planilhas mais interessantes e bem mais profissionais. Além disso, quis deixar um exemplo simples, de como usar. E, explorando bem, tanto a Formatação Condicional como a Validação de Dados, as possibilidades são muitas. A intenção não é explicar, o que é o Excel, como usar e, sim, dar algumas dicas, mostrar algumas funcionalidades, que podem ajudar no seu trabalho.

Espero que tenha lhe auxiliado e caso tenha qualquer dúvida ou sugestão, deixe seu comentário, que eu terei o prazer de responder.

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Muito obrigado e até a próxima!

Yhan Christian

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